Una de las partes más importantes de hacer funcionar una empresa es elaborar una buena contabilidad oficial para tener un control exhaustivo de los ingresos y gastos de la misma.
De este modo, podrás tener una visión general de la situación financiera en la que se encuentra la empresa, cosa que te ayudará a corto, medio y largo plazo en la toma de decisiones.
Por qué es importante tener actualizada la contabilidad oficial de la empresa
Lejos de tratarse de un capricho, la contabilidad es un sistema que resulta obligatorio para todo tipo de empresas, tal y como indica el Código de Comercio.
El empresario estará obligado a realizar un registro cronológico de todas y cada una de las operaciones. Además, también tendrá que elaborar de forma periódica tanto balances como inventarios del negocio.
El objetivo último de la contabilidad es saber de dónde viene lo que tiene la empresa, dónde ha terminado el dinero, así como la cantidad que queda en ella para tener una visión clara de futuro.
Asimismo, tener todos estos puntos actualizados es importante para que tú, como empresario, conozcas de primera mano la situación y seas capaz de tomar decisiones con relación a la misma.
Pasos para llevar la contabilidad oficial de tu empresa
Ahora que conoces la importancia de tener actualizada la contabilidad, es posible que te preguntes cómo llevarla a cabo para poder hacerte una idea exhaustiva de la situación financiera de tu empresa.
Para hacerlo, es necesario tan solo seguir una serie de pasos con los que tendrás la oportunidad de valorar el punto donde se encuentra y hacia dónde va según los números.
Recopila toda la documentación de carácter contable
El primer paso a la hora de llevar la contabilidad consiste en conocer todo tipo de información económica sobre tu empresa.
Es decir, tanto los ingresos, como los gastos y cualquier tipo de operación. Todo ello debe estar guardado para poder recopilarlo de forma precisa y ordenada, a través de la gestión documental.
El objetivo será tener en tu mano los documentos que prueben la actividad económica de tu negocio en todo momento.
Un aspecto muy importante a tener en cuenta es la facturación. En este sentido, se deben incluir las facturas, los tickets, documentos de constitución de la empresa, las nóminas, etc.
Todo este procedimiento, en la actualidad, se lleva a cabo online. Además, hay que tener en cuenta que para poder llevar la contabilidad de forma efectiva es necesario contar con una copia del justificante, o este, para tener un buen control.
Ordena tanto los ingresos como los gastos
Otro de los pasos imprescindibles con respecto a la contabilidad pasa por registrar tanto los ingresos como los gastos de tu empresa en el libro diario de la misma.
Para hacerlo, te puedes ayudar de programas contables online que ordenen de forma cronológica la información económica. Cualquier anotación de un hecho económico se conoce como partida o asiento contable y se pueden registrar de forma automática o manual.
Lleva al día los impuestos
Cualquier tipo de empresa tiene una serie de obligaciones con respecto al sistema tributario. En este sentido, como empresario, deberás presentar ante Hacienda varios modelos de declaración fiscal.
Algunos de ellos se presentan cada trimestre y otros cada año. Estos modelos están pensados para que el empresario pague los impuestos que le correspondan, como pueden ser el IVA, el IRPF o el Impuesto de Sociedades.
Asimismo, también son necesarios para informar de la actividad que lleva a cabo la empresa. En todo caso, el objetivo pasa por demostrar sobre el papel tanto su solvencia como que el empresario está al día de sus obligaciones y, por tanto, es legal.
Mantén las cuentas actualizadas
La contabilidad oficial de la empresa debe ser algo del día a día. Es decir, no hay que dejar para otro día ninguna anotación, pues correrás el riesgo de que esta termine perdiéndose y acabe por no ser registrada en el sistema.
Cuando llevas un registro diario de cualquier tipo de hecho económico relacionado con la empresa, podrás conocer de primera mano la situación financiera de la misma y elaborar un balance de la actividad económica en cualquier momento para garantizar el futuro.
Repasa y comprueba las cuentas
Además de tener que estar actualizada, la contabilidad también debe ser revisada de forma constante. Cada cierto tiempo, el responsable debe comprobar que se han registrado de forma correcta todos los cobros y pagos que sean oportunos.
También tiene que encargarse de comprobar que tanto las cuentas como las actas y saldos están acompañados de sus justificantes y que estos no se hayan duplicado o no sean los correctos.
En caso de que la empresa no haya hecho esta revisión, Hacienda será la encargada de hacerlo, lo que podría convertirse en un problema dentro de la correcta gestión de tu negocio.
